Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung dieser Anwendung ist:

2. Welche Daten werden verarbeitet?

• Kontodaten: E-Mail-Adresse, Name, Passwort-Hash (bzw. Google-Konto-ID beim Google-Login)
• Fragebogen: deine Antworten (Auswahl-Werte und Freitext) sowie Zeitpunkt und Fassung deiner Einwilligung
• Dein Coach-Profil und die daraus erstellten Dokumente
• Gespräche mit dem Coach: deine Nachrichten, die Antworten, Zeitstempel, das jeweils verwendete KI-Modell und technische Verbrauchsdaten
• Erinnerungen und Vorhaben: kurze Notizen, die der Coach aus deinen Gesprächen ableitet, damit er Zusammenhänge über mehrere Gespräche hinweg behält. Deine Erinnerungen kannst du in den Einstellungen einsehen und löschen.
• Spracheingabe, nur wenn du das Mikrofon nutzt: die Aufnahme, für die Dauer der Umschrift (siehe Abschnitt 6)
• Coach-Mails, nur wenn du sie aktivierst: Inhalt, Versandzeitpunkt, Zustellstatus und der Zeitpunkt, zu dem du den Link einer Mail zum ersten Mal anklickst
• Bewertungen einzelner Coach-Antworten, wenn du welche abgibst
• Bezahlung und Freischaltung: Bezahlt wird per Rechnung; freigeschaltet wird mit einem Code, gespeichert wird, welchen Code du wann eingelöst hast. Für die Rechnung verarbeiten wir die dafür nötigen Angaben (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Betrag).
• Organisationen: Mitgliedschaft und Rolle, wenn dich eine Organisation eingeladen hat (siehe Abschnitt 7)
• Kurzscan ohne Konto: deine fünf Antworten. Nur wenn du deine E-Mail-Adresse angibst, speichern wir sie zusammen mit Name (optional), Antworten, Kurzprofil, Browserkennung, Kampagnenparametern und dem Zeitpunkt deiner Einwilligung.
• Technische Protokolle bei unseren Hosting- und Datenbankanbietern: IP-Adresse, Browserkennung, Zeitpunkt der Anfrage

3. Zweck der Verarbeitung

Wir verarbeiten diese Daten, um (a) dein Coach-Profil zu erstellen und es anhand deiner Gespräche weiter zu schärfen, (b) dir Coach-Antworten zu geben, die auf dein Profil zugeschnitten sind, (c) deine Gespräche für dich zugänglich zu halten, (d) dir Coach-Mails zu schicken, wenn du sie aktiviert hast, (e) die Bezahlung per Rechnung abzuwickeln und deinen Zugang freizuschalten und (f) den Dienst sicher und fehlerfrei zu betreiben.

4. Rechtsgrundlagen (DSGVO)

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung: Verarbeitung deiner Eingaben im Fragebogen und im Kurzscan (das Häkchen vor dem Start), ggf. Google-Login
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung: Bereitstellung des Coachings, Coach-Mails auf deinen Wunsch, Kauf und Freischaltung
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — rechtliche Pflicht: Aufbewahrung von Rechnungen und Zahlungsbelegen
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigte Interessen: Sicherheit, Fehlersuche und Missbrauchsabwehr (technische Protokolle), Klick-Zeitpunkt der Coach-Mails

Deine Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, formlos per Mail an kontakt@deepling.de. Was bis dahin verarbeitet wurde, bleibt rechtmäßig.

5. Übermittlung an die KI (besondere Aufmerksamkeit)

Alle KI-Funktionen laufen über die Langdock GmbH (Berlin). Wir nutzen deren EU-Endpunkt; Langdock verarbeitet dort mit Sprachmodellen von OpenAI (GPT-5-Reihe). Unter-Auftragsverarbeiter von Langdock sind dafür laut dessen Trust Center unter anderem Microsoft Azure und OpenAI Ireland Ltd., jeweils mit Verarbeitung in der EU.

Übermittelt wird:

• bei jeder Chat-Nachricht: dein Coach-Profil, Erinnerungen aus früheren Gesprächen, der Verlauf des aktuellen Gesprächs und deine neue Nachricht
• nach jeder Antwort: der letzte Austausch, um daraus Erinnerungen und Vorhaben abzuleiten
• bei der Profil-Erstellung: deine Fragebogen-Antworten und dein Name
• beim Schärfen deines Profils (nachts, sobald genug Neues zusammengekommen ist): Fragebogen-Antworten, Erinnerungen und Auszüge aus deinen Gesprächen
• für Dokumente: dein Coach-Profil
• für Coach-Mails: dein Profil, Erinnerungen, offene Vorhaben und deine letzten Nachrichten
• im Kurzscan: deine fünf Antworten

DSGVO-Stand: Mit Langdock besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Langdock ist nach ISO 27001 und SOC 2 Type II zertifiziert. Deine Eingaben werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Zur Missbrauchserkennung können sie bis zu 30 Tage gespeichert und danach gelöscht werden.

Was du tun kannst: Du entscheidest selbst, was du im Chat preisgibst. Vermeide nach Möglichkeit Klarnamen Dritter sowie sensible Gesundheits- oder Finanzdaten. Einzelne Gespräche und Erinnerungen kannst du in der App jederzeit selbst löschen.

6. Spracheingabe

Das Mikrofon im Chat ist freiwillig. Nutzt du es, geht die Aufnahme zur Umschrift an Speechmatics (Cantab Research Ltd., Cambridge, Vereinigtes Königreich), verarbeitet in deren EU-Region. Zurück kommt Text, der in deinem Eingabefeld landet; du entscheidest, ob du ihn abschickst. Wir speichern die Aufnahme nicht, und direkt nach der Umschrift löschen wir sie auch bei Speechmatics. Sollte das Löschen einmal scheitern, löscht Speechmatics sie spätestens nach 7 Tagen.

7. Nutzung über eine Organisation

Hat dich eine Organisation eingeladen, etwa dein Arbeitgeber, sieht deren Verwaltung deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und deine Rolle. Inhalte von dir sieht sie keine: keine Antworten, kein Profil, keine Gespräche, keine Erinnerungen. Sie sieht nur zusammengefasste Zahlen je Themenfeld (zum Beispiel „Stress- & Druckmuster“ oder „Aktuelle Blocker“), also wie viele Mitglieder dort zuletzt einen deutlichen Hinweis in ihren Erinnerungen hatten. Diese Zahlen erscheinen erst ab einer Mindestzahl an Mitgliedern (Standard: fünf, nie weniger als drei). Wer die Organisation verwaltet, zählt dabei selbst nicht mit.

8. Auftragsverarbeiter / Drittanbieter

9. Speicherdauer

• Konto, Fragebogen, Profil, Erinnerungen und Vorhaben: bis du dein Konto löschen lässt
• Gespräche: bis du sie löschst oder dein Konto löschen lässt
• Kurzscan mit E-Mail-Adresse: bis du die Löschung verlangst oder deine Einwilligung widerrufst
• Sprachaufnahmen: bei uns gar nicht; bei Speechmatics bis zur Umschrift, höchstens 7 Tage
• KI-Eingaben bei Langdock und seinen Unter-Auftragsverarbeitern: höchstens 30 Tage (siehe Abschnitt 5)
• Technische Protokolle: höchstens 30 Tage
• Rechnungen und Zahlungsbelege: 8 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht, § 257 HGB, § 147 AO)

Die Löschung deines Kontos mit allen zugehörigen Daten veranlasst du formlos per Mail an kontakt@deepling.de.

10. Betroffenenrechte

Gemäß DSGVO stehen dir folgende Rechte zu:

• Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruch (Art. 21)
• Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3) — wirkt für die Zukunft
• Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde

Anfragen richte bitte an: kontakt@deepling.de. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen.

11. Cookies und Tracking

Diese Anwendung verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies zur Authentifizierung (Supabase-Session-Cookies). Es werden keine Marketing-, Werbe- oder Analyse-Cookies eingesetzt, keine Drittanbieter-Tracker eingebunden.

Da keine zustimmungspflichtigen Cookies eingesetzt werden, zeigen wir keinen Cookie-Banner (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

12. Sicherheit

Alle Datenübertragungen sind TLS-verschlüsselt. Der Datenbank-Zugriff erfolgt über Row-Level-Security — jeder Nutzer sieht ausschließlich seine eigenen Datensätze. Passwörter werden ausschließlich als Hash gespeichert (bcrypt durch Supabase Auth). API-Schlüssel werden in einer separaten, verschlüsselten Konfiguration verwahrt.